Is het weer tijd om te vergaderen? Denk er dan ook eens aan om een externe locatie in te huren. Veel bedrijven overleggen vaak op hun eigen locatie, maar het meeten bij een externe locatie kan veel voordelen bieden en van de vergadering een succes maken. Wij hebben een aantal voordelen voor je op een rij gezet.

1. Geen mens die je stoort

Op je eigen locatie kan je altijd te maken krijgen met stoorfactoren. Mensen die binnen komen vallen vanwege een belangrijk telefoontje of mensen die per ongeluk de deur open trekken. Het fijne aan een externe locatie is de absolute rust, er is geen mens om je heen die je kan storen. Dit zorgt ervoor dat de concentratie in de vergadering hoog blijft.

2. Meer motivatie

Het inhuren van een externe locatie geeft een signaal af aan de deelnemers. Namelijk dat je de punten op de agenda zeer serieus neemt. Zij zullen geneigd zijn zich nog actiever op te stellen dan normaal. De motivatie tijdens de vergadering zal dus ook hoog liggen.

3. Creatieve impulsen

We kunnen ons voorstellen dat je soms inspiratieloos bent als je altijd maar in hetzelfde hok zit te vergaderen. Een nieuwe omgeving stimuleert de hersenen en kan zorgen voor wat creatieve impulsen.

4. Van alle gemakken voorzien

Externe vergaderlocaties zijn van alle gemakken voorzien. Beschik je zelf niet over de juiste middelen? Dan is dit de ideale uitkomst. Hier vind je allerlei visuele middelen die je kunnen helpen de vergadering de nodige creativiteit te geven.

We snappen dat het inhuren van een externe locatie in de kosten kan lopen. Daarom hebben we ook een aantal tips voor je hoe je geld kunt besparen.

1. Kies voor lokale ruimtes

Grote hotels vragen doorgaans veel geld voor het huren van een vergaderruimte. Echter, kun je ook ruimtes huren bij lokale vergaderzalen. Dit bespaart je geld en je investeert ook nog eens in de lokale ondernemers.

2. Vergelijk diverse locaties

Zeg niet zomaar ja tegen de eerste de beste locatie die voorbij komt. Breng diverse ruimtes in kaart en bekijk zo wie de goedkoopste is. Eventueel kun je ook nog onderhandelen met andere ruimtes als je kunt aantonen dat anderen goedkoper zijn.

Ben je op zoek naar een fraaie vergaderlocatie in Groningen? Neem dan eens een kijkje bij de Pudding. Daar vind je schitterende locaties.